Prepararsi a trasferire un ufficio o un’attività può essere molto più complicato che spostare una famiglia. La preparazione è fondamentale e assicurarsi che tutto sulla tua lista sia completo è essenziale. Usa questo rapido elenco di controllo come guida per mantenere la tua azienda in movimento.
Determina un lasso di tempo e un programma
Determinare il tuo periodo di tempo dovrebbe essere la prima cosa che fai. Imposta la data in cui tutte le cose devono essere fuori dallo spazio ufficio, che è la data finale del trasloco. Probabilmente avrai bisogno di alcuni giorni per trasferirti effettivamente, a seconda di quante cose devi spostare. Lavora a ritroso dalla data di partenza e fai un elenco di tutte le cose che devi fare prima che arrivino i camion.
Assegnare compiti e istituire un comitato di spostamento se necessario
È una buona idea coinvolgere presto il personale nel trasloco . Un comitato di trasloco non solo può aiutarti a organizzare e pianificare il trasloco, ma anche a facilitare la transizione per il resto del personale. Chiedi al comitato di rivedere tutti i compiti e di assegnare i ruoli secondo necessità. Man mano che il passaggio va avanti, probabilmente dovrai aggiungere attività all’elenco e assicurarti di assegnare anche attività: c’è troppo da fare tutto da solo.
Impostare un piano di comunicazione interna ed esterna
Un piano di comunicazione interna garantirà che i dipendenti siano tenuti informati dei piani di trasloco, mentre un piano esterno manterrà i tuoi clienti e fornitori aggiornati sulle tue attività commerciali durante il trasloco in modo da poter mantenere la tua attività operativa durante la transizione.
Assumi motori
Come ogni mossa, assumere dei buoni motori richiede tempo e dovrebbe essere una delle prime attività della tua lista. Chiedi a un membro del personale di elaborare un elenco di almeno cinque società di traslochi, quindi assicurati di indagare a fondo prima di assumere. Determina il budget, ottieni preventivi e confronta i servizi tra le società di traslochi per decidere quale assumere.
Assumi imballatori professionisti
Se il tuo budget mobile può supportare l’ assunzione di imballatori professionisti , fallo. Ciò eviterà a te e ai tuoi dipendenti di dover imballare aree dell’ufficio che sono comuni e spesso gli spazi più difficili da imballare e spostare. Ai dipendenti può essere chiesto di imballare le loro scrivanie o uffici in quanto offre anche l’opportunità al personale di pulire i propri spazi e di sbarazzarsi di cose che non devono spostare.
Crea un nuovo piano e layout per l’ufficio
È qui che il tuo comitato di trasloco sarà davvero utile. È sempre difficile spostarsi in un nuovo spazio ma quando devi capire dove vanno tutto e tutti, ci vuole molto tempo. Assicurati di sapere dove verrà posizionato ogni mobile e ogni dipendente si siederà. Più dettagliato è il piano, meglio è.
Parla con i tuoi attuali fornitori
Trasferire un’azienda può significare cambiare fornitore di servizi. Controlla i tuoi contratti, quindi decidi se rimarrai con i tuoi attuali fornitori o se vorrai cambiare. Dovrai determinare cosa richiederà il nuovo spazio in termini di linee telefoniche e infrastruttura di rete. Parla con il tuo nuovo proprietario e fornitore per assicurarti di sapere di cosa ha bisogno il nuovo spazio in modo che non ci siano lacune nel servizio. Per qualsiasi attrezzatura che stai noleggiando, contatta il rivenditore per informarli del trasferimento e del modo migliore per portare la loro attrezzatura nella nuova posizione.
Mantieni i dipendenti aggiornati e informati
Una mossa può essere difficile per i dipendenti . Può significare un cambiamento nel modo in cui si spostano e se il loro tragitto è ora più lungo di prima del trasloco. Se ti trasferisci in uno spazio più piccolo, il personale deve sapere come verranno assegnati gli uffici e come sarà il loro nuovo spazio. I dipendenti dovrebbero essere informati in ogni fase del processo. Prova a tenere un programma in movimento sulla bacheca della cucina o in un altro spazio comune in modo che le persone possano vedere come stanno andando le cose e cosa ci si aspetta da loro come dipendenti.
